Gestire l’inventario di magazzino in modo preciso è essenziale per il successo di qualsiasi azienda. Un controllo accurato delle scorte evita errori costosi e garantisce che i prodotti siano sempre disponibili quando servono. Tuttavia, molte aziende continuano a gestire le proprie scorte manualmente, affrontando quotidianamente numerosi ostacoli. Errori umani, difficoltà nel monitorare le giacenze in tempo reale e un controllo poco preciso possono compromettere l’efficienza operativa e influire negativamente sui profitti.
Ecco perché un sistema di gestione magazzino e inventario automatizzato, come un WMS (Warehouse Management System), può fare la differenza. Con l’automazione puoi ridurre drasticamente gli errori, avere sempre una visione chiara delle scorte e ottimizzare i tempi di gestione.
E non solo. Perché le aziende che scelgono di passare a un WMS possono anche monitorare l’inventario in tempo reale, prendere decisioni più rapide e precise e, soprattutto, migliorare l’efficienza complessiva.
In questo articolo abbiamo deciso di parlare con Giovanni Silvestrin, CIO e Standard Product Owner di Stesi, che ci ha raccontato perché la gestione manuale dell’inventario può diventare un problema e come un software può trasformare radicalmente la logistica a partire dalla fase di inventario, rendendola più veloce, precisa e conveniente.
Gli svantaggi dell’inventario manuale
“Gestire l’inventario manualmente può sembrare un’opzione semplice, che non comporta particolari investimenti. Questo è vero, ma è altrettanto vero che i problemi generati dalla gestione manuale di questa delicata fase di magazzino spesso diventano via via più gravi con il passare del tempo, comportando un ostacolo all’efficienza operativa e l’aumento dei costi aziendali”, spiega Giovanni. Se non gestito correttamente, un inventario di questo tipo può infatti risultare impreciso, lento e costoso, con ripercussioni su tutta la logistica e la produttività aziendale.
Per affrontare queste problematiche, sempre più aziende si stanno orientando verso l’adozione di un inventario automatizzato, di cui parleremo a breve, che riduce significativamente gli errori e migliora l’efficienza. Ecco alcuni dei principali svantaggi della gestione manuale dell’inventario:
- Maggiore propensione agli errori: gli errori di conteggio, registrazione e ubicazione degli articoli sono tra i problemi più comuni nella gestione manuale. La mancanza di strumenti automatizzati rende il processo più soggetto a imprecisioni, con possibili discrepanze nell’inventario che portano a perdite economiche. Un inventario automatizzato riduce drasticamente questo rischio, garantendo maggiore precisione e affidabilità.
- Maggiore tempo necessario: il conteggio delle scorte, la registrazione dei dati e l’aggiornamento delle informazioni richiedono molto tempo con un approccio manuale. Questo rallenta l’intero flusso di lavoro e può compromettere la velocità di evasione degli ordini. Con un inventario automatizzato, invece, le operazioni diventano molto più veloci e precise, permettendo di risparmiare tempo e risorse.
- Limitata visibilità dell’inventario: senza strumenti automatizzati, monitorare l’inventario diventa complicato. La visibilità in tempo reale è ridotta e può risultare difficile prevedere quando un ciclo di inventario è davvero concluso. Con un sistema di inventario automatizzato, come un WMS, le aziende che sognano di avere una panoramica precisa dello stato dell’arte, magari su molteplici magazzini, possono monitorare costantemente le scorte e ottimizzare la pianificazione.
- Costi operativi più elevati: la gestione manuale richiede più risorse umane e comporta inefficienze che aumentano i costi operativi. È necessario impiegare personale per compiti ripetitivi e coordinare le attività, aumentando le spese. Un inventario automatizzato consente di ridurre il personale necessario per queste operazioni, abbattendo i costi e migliorando l’efficienza complessiva.
- Minor sincronizzazione operativa: nel caso di inventari manuali, le aree del magazzino vengono gestite separatamente senza un’adeguata divisione delle responsabilità. Le informazioni vengono trasmesse verbalmente, il che rende difficile mantenere un buon livello di sincronizzazione tra i vari operatori. Un sistema di inventario automatizzato assicura che ogni area del magazzino sia monitorata in tempo reale e in modo centralizzato.
- Nessun controllo sulla qualità dei beni: durante l’inventario manuale, il controllo della qualità e delle condizioni dei beni, come scadenza e shelf life, è più complesso e richiede maggiore attenzione. Un inventario automatizzato può integrare facilmente questi controlli, riducendo il rischio di errori e migliorando la gestione delle scorte.
- Controllo di avanzamento autonomo: nel caso di inventari manuali, il controllo dell’avanzamento delle operazioni dipende completamente dal personale, con il rischio di errori se le attività vengono interrotte. Con un inventario automatizzato, invece, l’avanzamento delle operazioni è monitorato automaticamente, garantendo una maggiore continuità.
- Difficile gestione continua: applicare un inventario rotativo o perpetuo con un sistema manuale è complicato. Affidarsi alla memoria e alla costanza degli addetti rende difficile mantenere il controllo. Con un inventario automatizzato, invece, è possibile gestire in modo continuo e preciso le giacenze, migliorando l’affidabilità delle operazioni.
I vantaggi dell’inventario automatizzato: perché scegliere di implementare un WMS
“Passare a un inventario automatizzato non è solo una questione di innovazione tecnologica”, spiega Giovanni, “ma una vera e propria rivoluzione operativa e una scelta strategica scalabile che apporta vantaggi a lungo termine”. Implementando un sistema di gestione magazzino (WMS), le aziende possono ottenere vantaggi concreti in termini di precisione, efficienza e costi.
Il punto, come vedremo, è che la digitalizzazione del processo di inventario riduce drasticamente gli errori, aumenta la produttività e fornisce dati in tempo reale che migliorano la pianificazione e il controllo. I benefici di un sistema automatizzato si riflettono in una gestione più agile delle scorte, con un impatto positivo sia sui tempi di lavoro che sui costi a lungo termine.
Ecco perché vale la pena fare il salto verso un inventario automatizzato:
- Maggiore precisione: l’uso di scanner di codici a barre e della tecnologia RFID (identificazione a radiofrequenza) riduce drasticamente gli errori umani, garantendo una gestione più precisa delle scorte. Ogni informazione viene aggiornata automaticamente nel sistema, eliminando discrepanze e migliorando la tracciabilità, il che facilita anche la pianificazione degli approvvigionamenti.
- Efficienza operativa: un sistema di inventario automatizzato velocizza notevolmente le operazioni di controllo e conteggio della merce. Questo si traduce in una riduzione dei tempi operativi, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto. L’aumento della produttività generale è in effetti uno dei principali vantaggi di un WMS.
- Monitoraggio in tempo reale: con un sistema automatizzato, è possibile monitorare in tempo reale l’avanzamento dell’inventario. Ciò migliora la visibilità, consente un controllo più preciso delle scorte e permette di riprendere le attività quotidiane in modo più fluido, senza perdere tempo nella riorganizzazione delle operazioni.
- Riduzione dei costi: sebbene l’investimento iniziale per l’implementazione di un WMS possa sembrare significativo, i benefici a lungo termine sono considerevoli. La riduzione della manodopera necessaria, la diminuzione delle inefficienze operative e il miglioramento della gestione delle scorte portano a un abbassamento dei costi operativi complessivi, giustificando ampiamente l’investimento.
- Sincronizzazione operativa monitorata: con un inventario automatizzato, il responsabile di magazzino può assegnare compiti precisi agli operatori, gestendo e monitorando l’operazione in tempo reale. Ogni attività viene pianificata in anticipo, con un maggiore controllo su come vengono distribuiti i compiti e monitorata la loro esecuzione.
- Controllo di avanzamento automatizzato: un altro vantaggio chiave è la possibilità di sospendere e riprendere il lavoro senza la necessità di memorizzare o annotare lo stato delle operazioni. Il sistema guida l’operatore nel processo di inventario, indicando automaticamente quale sarà la prossima azione da compiere, evitando confusioni e perdite di tempo.
- Esecuzioni cicliche: con un software di gestione, l’inventario può essere eseguito in modo ciclico, senza la necessità di un tradizionale inventario annuale. La possibilità di monitorare continuamente le giacenze aiuta a mantenere un controllo costante delle scorte, riducendo la necessità di fare un inventario completo e aumentando l’affidabilità dei dati in ogni momento.
Usi ancora Excel? È tempo di passare all’inventario automatizzato
Se stai ancora utilizzando Excel per gestire l’inventario del tuo magazzino, probabilmente conosci già le difficoltà legate a questo approccio: errori di conteggio, aggiornamenti lenti e una visibilità limitata delle scorte, che si concretizza solo alla fine dell’anno. Sebbene il passaggio a un sistema automatizzato possa sembrare costoso, le soluzioni software moderne sono perfette per le piccole e medie imprese, offrendo risultati concreti senza compromettere il budget.
Adottare un software di gestione come silwa di Stesi permette alle aziende di semplificare significativamente la gestione delle scorte, riducendo gli errori e migliorando la precisione delle operazioni quotidiane. “Non è necessario fare un grande investimento iniziale per ottenere benefici immediati”, spiega Giovanni, perché è l’automazione a ridurre i costi operativi, il carico di lavoro per il personale e ottimizzare i flussi operativi, portando a un miglioramento complessivo dell’efficienza.
“Con silwa, la modularità del sistema permette di partire da una soluzione base che cresce con il tuo business, adattandosi alle tue esigenze man mano che l’azienda si sviluppa”. Con il tempo, il ritorno sull’investimento sarà sempre più evidente: meno errori, maggiore efficienza, e una gestione più fluida del magazzino. Inoltre, l’automazione migliora la qualità lavorativa dei dipendenti, riducendo lo stress e consentendo loro di concentrarsi su compiti a maggiore valore aggiunto, un aspetto sempre più apprezzato anche nell’ottica dell’Agenda 2030 dell’ONU, che promuove la sostenibilità e il benessere dei lavoratori.
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