Un magazzino efficiente lo si riconosce subito dalla gestione delle giacenze, ossia da quello che può rappresentare, a seconda di come lo si tratta, un fattore di criticità o un fattore di eccellenza. Il filo che fa da spartiacque alle due interpretazioni è davvero sottile: le giacenze sono, al tempo stesso, capitale aziendale immobilizzato e un servizio al cliente, soprattutto in tempi di e-commerce, dove la rapidità della consegna rappresenta il plus. Ma le giacenze sono anche una possibile fonte di spreco: se non gestite, in poco tempo possono trasformarsi in merce obsoleta, ossia merce che ha perso il suo valore. Va però considerato che, al momento dell’acquisto e del conseguente immagazzinamento, quella merce un valore lo aveva. Pertanto, tirando le somme, non gestire le giacenze in maniera razionale, se si vuole addirittura scientifica, significa sprecare – tecnicamente buttare via – capitale. Il che, è inutile anche sottolinearlo, è il primo passo verso il tracollo economico di una impresa. Dunque, per trovare il giusto equilibrio delle giacenze, occorre procedere con rigore matematico: ma esiste una formula che non permetta di sbagliare?
Gestione giacenze: un equilibrio instabile
In effetti, una formula per la gestione delle giacenze esiste: la disponibilità di merce in magazzino è data dalla sottrazione delle richieste alle giacenze, a cui si sommano le coperture (disponibilità = giacenza – richieste + coperture). Dunque la prima regola anti-spreco per la gestione delle giacenze è applicare questa formula. La quale può essere interpretata in un altro modo: il livello ottimale di giacenze – siano esse materie prime, materiali di consumo, semilavorati, prodotti finiti – è governato da due variabili, ossia il tempo di attraversamento del magazzino (livello di lead time), più le scorte di sicurezza. Il livello ottimale, però, cambia in continuazione perché il magazzino, se tutto funziona alla perfezione, è un luogo tutt’altro che statico: la merce entra ed esce in continuazione e secondo le dinamiche degli ordini, le quali possono contemplare picchi oppure momenti di fiacchezza. Pertanto, il livello ottimale di giacenze è basato su un equilibrio tanto instabile, quanto variabile. Che cosa occorre, quindi, per calcolarlo?
Per gestire le giacenze, occorre conoscerle
Le giacenze contribuiscono a determinare, in maniera significativa, il valore del magazzino. La corretta gestione delle giacenze può significare aumentare o diminuire questo valore, fino a trovare quello ottimale che permetta alla azienda di essere reattiva agli ordini, senza soccombere sotto il peso del capitale fermo. Dunque, le giacenze vanno gestite, ma per gestirle occorre conoscerle. Ed ecco la seconda regola: conoscere le giacenze considerando che, se il calcolo della giacenza ottimale è errato, falliscono tutti gli algoritmi di pianificazione. E non pianificare, è noto, significa sprecare risorse e tempo. Per gestire giacenze occorrono quindi tre elementi, tutti irrinunciabili: sistemi gestionali di magazzino (sistemi WMS), monitoraggio continuo (tramite i KPI) e tecnologie di identificazione automatica (codici a barre). Queste ultime sono fondamentali per evitare di commettere errori e rendere sincrono il momento in cui si registra a sistema la transazione, con il momento in cui viene effettuata.
Le procedure prima di tutto
Per la gestione delle giacenze, oltre agli elementi di cui sopra, occorre applicare un’ultima regola: definire una serie di procedure che permettano la raccolta di dati in archivi organizzati. Ma non è sufficiente: perché i dati tout court non servono a molto, occorre trasformarli in informazioni. Solo così divengono utili, perché solo così dicono qualcosa. Dunque, occorre elaborare i dati e quindi estrarre le informazioni. Tali informazioni, distribuite agli utenti in maniera adeguata, permetteranno di gestire le giacenze. Il che significa che permetteranno di generare efficienza nel magazzino.
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