Come fare l’inventario di magazzino: ecco perché con Silwa è più semplice

L’efficace gestione dell’inventario di magazzino rappresenta uno degli aspetti critici per il successo di qualsiasi impresa. L’inventario fisico si concentra sulla valutazione delle giacenze di materiali, prodotti e semilavorati, per fornire una panoramica chiara dello stock disponibile. D’altronde, date le implicazioni dirette sul bilancio aziendale, il controllo rigoroso dello stock è a tutti gli effetti un requisito indispensabile.
Un inventario ben gestito non solo previene overstock (eccesso di merci) e rotture di stock, ma consente anche di pianificare con precisione l’approvvigionamento e le fasi di distribuzione.
Tuttavia, nonostante l’importanza di questo processo periodico, l’esecuzione di un inventario può facilmente trasformarsi in un compito lungo e laborioso. Un software WMS come Silwa® può rappresentare un grande alleato per la corretta gestione dell’inventario di magazzino. Attraverso il monitoraggio in tempo reale della merce in entrata e in uscita, Silwa® consente un controllo preciso dello stock, riducendo notevolmente i tempi necessari per l’inventario fisico. Per saperne di più, abbiamo approfondito l’argomento con Riccardo De Pra, Software Analyst/Developer di Stesi.

Che cos’è l’inventario di magazzino

“Prima di passare alle qualità che rendono Silwa® particolarmente prezioso per fare l’inventario merci, è necessario partire dalle basi e chiarire che cos’è un inventario”, racconta Riccardo De Pra.

In ambito logistico, l’inventario si riferisce alla gestione sistematica e organizzata dei beni fisici, merci o materiali all’interno di una catena di approvvigionamento o di un magazzino. Questo processo fa proprie una serie di attività a comprendere il conteggio della merce, la sua registrazione e il monitoraggio costante delle scorte.

In poche parole, l’inventario è l’elenco dettagliato dei beni conservati da un’azienda all’interno del proprio deposito. Quando dunque parliamo di “fare un inventario” o “inventariare”, ci riferiamo alla verifica fisica, effettuata dagli operatori, dei livelli e delle caratteristiche delle scorte per confrontare i dati effettivi con quelli previsti.

Svolgere l’inventario con cura e attenzione è essenziale: ogni errore compiuto in questa fase, infatti, rischia di impattare negativamente sull’efficienza organizzativa del magazzino e persino sul risultato di bilancio aziendale.

Tipologie di inventario logistico

 

Per distinguere le tipologie di inventario logistico esistono due distinti paramenti da considerare.

Nel primo, a fare la differenza è la frequenza con cui viene effettuato il conteggio. Da questo punto di vista possiamo dunque parlare di:

• Inventario annuale: generalmente eseguito a chiusura di esercizio, è diffuso soprattutto nelle aziende con quantità “limitate” di referenze.
• Inventario a rotazione: svolto periodicamente (mensilmente, trimestralmente, etc.), viene effettuato nei periodi di bassa attività per evitare negative interruzioni nell’operatività del magazzino.
• Inventario permanente: gestito tramite un software di magazzino, consente di ottenere una panoramica in tempo reale dei dati relativi allo stock. Naturalmente, questa tipologia di inventario non elimina l’importanza dell’inventario fisico che consente di verificare la correttezza dei dati registrati a sistema e rettificarli in caso di necessità.

Nel secondo caso, l’attenzione si sposta piuttosto sui prodotti oggetto dell’inventario. In effetti, è possibile a buona ragione parlare di:

• Inventario generale: eseguito su tutti i prodotti presenti in magazzino, con conseguente necessità di sospendere le attività per evitare che le movimentazioni delle merci intralcino sul conteggio.
• Inventario selettivo: rivolto esclusivamente ad una precisa selezione di prodotti o aree di magazzino, garantisce la possibilità di evitare blocchi nell’operatività.

A cosa serve l’inventario di magazzino

L’inventario di magazzino è cruciale per garantire una gestione efficiente del sistema logistico aziendale. Il suo principale obiettivo è assicurare una visibilità accurata e in tempo reale della quantità, posizione e stato degli articoli nel magazzino. Questo processo è essenziale per garantirsi la disponibilità della giusta quantità di merci e soddisfare così la domanda del mercato senza incorrere in eccessi di magazzino o mancanze di prodotti.

Una gestione efficace dell’inventario consente di identificare problemi di magazzino come merce danneggiata, ordini non processati o prodotti mancanti, e contribuisce a evitare incongruenze di inventario, garantendo che le quantità effettive corrispondano a quelle previste nell’inventario contabile. Oltre a ciò, un inventario accurato può rivelare interessanti informazioni a proposito dei prodotti (evidenziando quelli di maggior successo) e agevolare notevolmente la pianificazione di nuovi ordini, identificando chiaramente le merci in esaurimento.

Come si fa un inventario

Nonostante molte realtà facciano ancora uso di carta e penna o di fogli Excel per fare l’inventario, esistono oggi sistemi informatizzati capaci di semplificare notevolmente tutte le operazioni necessarie. I software di gestione magazzino (WMS) e i sistemi di identificazione automatica come codici a barre e RFID (Radio-Frequency IDentification) consentono infatti di ridurre gli errori umani e migliorare l’efficienza della catena di approvvigionamento.

Per fare un inventario accurato, le aziende, soprattutto quelle con un numero elevato di referenze, possono sfruttare i WMS con enormi vantaggi a partire dall’accuratezza e dalla riduzione della complessità nel conteggio delle scorte.

Per di più, l’uso di tecnologie avanzate non solo riduce l’intervento manuale e il margine di errore umano, ma consente alle imprese di monitorare e accedere in tempo reale ai dati e alle statistiche che nascono dall’aggregazione delle informazioni.

 

Un processo in evoluzione

Considerato l’impatto generato dalle nuove tecnologie, è difficile credere che l’attività di inventariazione della merce venga svolta oggi esattamente come veniva svolta 10 anni fa. Ma nel concreto, cos’è cambiato e cosa cambierà ancora nel prossimo futuro?

Per Riccardo De Pra, oltre che dalle nuove tecnologie, l’evoluzione dell’inventario logistico è stata reso necessario anche dalla necessità di ottimizzazione delle operazioni nella gestione della catena di approvvigionamento. Guardando al passato, è ad esempio evidente che a generare un impatto significativo nel modo in cui oggi si parla di inventario di magazzino concorrono:

• L’automazione e le tecnologie intelligenti: i sistemi automatizzati di gestione del magazzino (WMS) hanno permesso di migliorare l’efficacia delle operazioni e ridurre gli errori umani.
• Le tecnologie di identificazione: l’adozione diffusa di queste tecnologie automatiche (dai codici a barre all’RFID) ha semplificato la tracciabilità delle merci, permettendo di registrarle e monitorarle in modo veloce e accurato, riducendo i tempi di conteggio e minimizzando gli errori.

L’inventario diventa più semplice con la suite Silwa®

Silwa® è la suite integrata che ha consentito a Stesi di trasformare in software un’esperienza lunga oltre 25 anni a stretto contatto con le realtà logistiche.

Attraverso questo strumento, che unisce le funzionalità di un WMS e quelle di un MES in un’unica soluzione, le possibilità di inventario sono in realtà moltissime. “La flessibilità per le imprese è sempre fondamentale”, aggiunge Riccardo De Pra, “anche quando si tratta di stabilire tempi e modalità dell’inventario”.

Ma quali sono le modalità di gestione dell’inventario di magazzino con Silwa®? Ecco 4 dei più amati:

• Startup: indispensabile nelle prime fasi di avvio di un magazzino, l’inventario startup consente di iniziare l’attività di conteggio a partire da un magazzino vuoto, con giacenze a 0. Questa forma di inventario può applicarsi agli scaffali, ovvero in situazioni in cui agli operatori è concesso di raggiungere agilmente bancali, lotti e codici articoli, ma anche alla stiva. Com’è evidente, spostare i singoli pallet per poterli etichettare richiederebbe molto tempo e molte (inutili) energie. Silwa® accorre in aiuto creando dei segnaposto che consentono all’operatore di indicare il numero di pallet della medesima tipologia presenti nell’area. L’etichettatura sarà in questo caso secondaria, e potrà avvenire alla prima occasione disponibile mantenendo tutte le informazioni raccolte durante l’inventario.
• Liste di inventario: utile per tracciare ubicazione (nome, pick/stock, tipologia di ubicazione, numero di scaffale/corsia/livello etc.) e referenza (codice articolo, categoria merceologica o commerciale, classe ABC, lotto, tipo articolo), le liste di inventario sono preziosissime per il conteggio ottimale della giacenza. Permettono infatti di limitare l’inventario ad una singola area del magazzino, garantendo quindi l’operatività delle restanti aree, o di riservare il conteggio ad articoli prestabiliti, scelti ad esempio per via del loro alto valore commerciale o per il maggior indice di rotazione. In questo secondo caso, Silwa® guida l’operatore durante l’attività d’inventario di magazzino segnalando tutte le aree in cui lo specifico prodotto è presente sulla base delle movimentazioni registrate.
• Inventario perpetuo: consente di definire una soglia di giacenza per ogni prodotto così da permettere al sistema di inviare una notifica in tempo reale agli operatori impegnati nell’area e chieder loro conferma dell’effettivo calo della merce in questione. L’operatore che compie un’attività sull’ubicazione ha così modo di confermare o meno l’inventario, rettificando in caso di necessità.
• Inventario FGS: questa funzionalità consente a Silwa® di notificare l’operatore dello svuotamento di una precisa ubicazione. Eventuali discrepanze tra giacenze effettive e giacenze ipotizzate nell’inventario contabile portano al blocco dell’ubicazione e alla segnalazione dell’anomalia, tramite e-mail, al supervisore. Attraverso questa catena di eventi, il software mette in allarme il responsabile consentendogli di raggiungere l’ubicazione e verificare le effettive giacenze. Al termine dell’inventario, l’ubicazione viene automaticamente sbloccata per consentire nuovamente il proseguo dei normali flussi di magazzino.

Alcuni casi d’uso

Come abbiamo anticipato, l’estrema flessibilità dello strumento rende possibile alle imprese scegliere in totale libertà come gestire gli inventari di magazzino. D’altronde, settori, numero di prodotti, indici di rotazione e altre variabili organizzative influiscono in modo netto sul miglior modo di fare un inventario.

Tra i clienti Stesi, ad esempio, ve ne sono alcuni che preferiscono l’inventario stiva e altri a liste di inventario.

Nardi, azienda specializzata nella produzione di sedie e tavoli da giardino, predilige un inventario annuale a chiusura della stagione per coinvolgere in un’attività collettiva gli operatori dei suoi 4 magazzini, principalmente a stive. In una realtà di questo tipo, come abbiamo anticipato, senza un software come Silwa® il conteggio delle merci finirebbe presto per diventare un’attività complessa e particolarmente lunga da portare a termine. Tuttavia, grazie alla suite Silwa® Nardi è riuscita a terminare l’inventario di tutti i suoi magazzini in un solo giorno, potendo così riprendere le normali operazioni produttive dopo un solo giorno di stop forzato.

Quadrifoglio, realtà trevigiana produttrice di arredamento d’interno, sceglie invece le liste di inventario per aree di magazzino. L’obiettivo dell’impresa, d’altronde, è quella di non sospendere le attività produttive, cosa che grazie a questo metodo di conteggio delle giacenze di magazzino è semplice da ottenere.

Vuoi saperne di più su Silwa® o capire quale tipologia di inventario di magazzino meglio si adatta alle caratteristiche della tua azienda? Contattaci.