Nel settore Alberghiero di alto livello l’eccellenza non si vede soltanto, si percepisce. È nei gesti precisi, nei tempi perfetti, in quell’equilibrio silenzioso che fa sentire l’ospite al centro di un’esperienza multisensoriale con standard elevatissimi. Ma dietro le quinte del servizio ai clienti c’è tutt’altra storia: carichi e scarichi, movimentazioni nei magazzini, prelievi di scorte e sincronizzazioni logistiche millimetriche. Mentre l’ospite sorseggia un calice di vino perfettamente servito, infatti, in magazzino dispositivi di movimentazione lavorano di continuo per farglielo arrivare nei tempi e nei modi richiesti.
Ed è proprio qui che entra in gioco il software WMS (Warehouse Management System) di Stesi, implementato anche nel settore Alberghiero. Un software che orchestra, semplifica e automatizza ogni flusso dietro le quinte — dal magazzino ai vari punti di consumo — liberando tempo, risorse e attenzione da dedicare alla cosa più importante: l’esperienza dell’ospite.
Per capire meglio le caratteristiche di un WMS applicato a un settore particolare come quello dell’Hospitality, abbiamo parlato con Alberto Serio e Catalin Cernea, rispettivamente backend e frontend developer di Stesi, che ci hanno raccontato com’è trasformare le esigenze logistiche di tenute alberghiere di lusso, che si sviluppano anche per diversi ettari, in una piattaforma digitale capace di semplificare i flussi, rendere i dati accessibili e snellire l’operatività quotidiana, mantenendo alta l’efficienza.
Come un WMS rivoluziona la logistica nel settore Alberghiero
Quando si tratta di strutture ricettive (in particolar modo nel luxury ma non solo) parliamo spesso di veri e propri ecosistemi diffusi, composti da diversi magazzini principali e numerosi punti di consumo, tra bar, ristoranti, negozi, uffici e altri servizi. Una complessità logistica che, fino a poco tempo fa, veniva gestita senza una visione unificata, con il rischio di rallentamenti, sovrapposizioni e mancanza di tracciabilità sui materiali.
“L’esigenza principale è riuscire a sapere non solo quanta merce sia disponibile, ma anche dove si trovi esattamente”, racconta Alberto. “A quel punto, la richiesta di un WMS diventa inevitabile: serve uno strumento capace di semplificare la gestione delle giacenze e rendere più fluida la distribuzione tra i vari punti dei resort e delle tenute.”
Oltre alla necessità di centralizzare le informazioni, c’è però anche l’esigenza di rendere il sistema accessibile su una gamma molto ampia di dispositivi, dai tablet ai palmari Android, dai PC Windows ai Mac, e garantire un’esperienza d’uso coerente a utenti con ruoli e funzioni diverse.
“È chiaro che l’interfaccia deve essere flessibile e immediata”, aggiunge Catalin. “Deve adattarsi non solo ai device, ma anche ai bisogni di figure molto diverse tra loro: operatori di magazzino, outlet manager, amministratori.”
Un portale web su misura: dalla tecnologia all’esperienza utente
Per rispondere alle esigenze di accessibilità e versatilità, il team di Stesi progetta soluzioni web-based, accessibili da browser e compatibili con tutti i dispositivi in uso presso le strutture alberghiere e resort per cui lavora. Il cuore del sistema è un portale costruito con tecnologia Blazor, che funge da interfaccia principale per tutte le attività legate alla gestione delle scorte, alla creazione degli ordini e al monitoraggio delle giacenze.
“I nostri clienti nel settore Alberghiero ci chiedono di avere una piattaforma WMS moderna, ma anche coerente con le interfacce già in uso”, spiega Catalin. “Scegliamo un framework UI che ci permetta di personalizzare facilmente il layout, riprendere i font, i colori e lo stile grafico già adottati dal cliente, così da evitare all’utente la sensazione di trovarsi davanti a qualcosa di estraneo.”
Un’attenzione particolare è dedicata poi alla semplicità operativa: ogni azione è distribuita su pagine specifiche, con pochi elementi chiari e un sistema di feedback visivi che aiuta l’utente a capire subito se l’operazione è andata a buon fine o meno.
“Preferiamo sempre frammentare le funzionalità in più componenti mirati, invece di concentrare tutto in un’unica pagina. Questo per rendere l’esperienza più ordinata e meno disorientante, soprattutto per chi utilizza il sistema quotidianamente con operazioni molto precise”, aggiunge Catalin.
Un backend pensato per semplificare la complessità
La progettazione dei portali non si muove in autonomia. Fin dalle prime fasi, lo sviluppo dell’interfaccia viene affiancato da un lavoro congiunto sul backend, per garantire coerenza tra logiche operative e struttura tecnica. Una sinergia fondamentale, soprattutto in un contesto in cui le esigenze di business sono tanto varie quanto specifiche.
“Più che partire da uno standard da adattare, abbiamo costruito il sistema attorno al processo reale del cliente”, spiega Alberto. “Questo ci ha permesso di sviluppare interfacce mirate, leggere e rapide, capaci di restituire solo i dati effettivamente utili all’utente.”
Dal riconoscimento automatico dello stabilimento associato all’operatore fino alla profilazione per ruolo, ogni elemento è pensato per garantire chiarezza, pertinenza e velocità d’azione. Gli utenti vedono solo ciò che serve loro, nel momento in cui ne hanno bisogno. Questo vale per tutto: dalla consultazione delle giacenze alla gestione delle soglie minime, fino all’accesso ai KPI e alla reportistica.
“Implementiamo un middleware che gestisce buona parte della complessità dietro le quinte”, continua. “Lato utente, il sistema appare semplice e immediato. Ma sotto, c’è un’infrastruttura che automatizza molte delle operazioni più pesanti, riducendo tempi, errori e confusione.”
Controllo, automazione e visibilità: un sistema che lavora per l’utente
Oltre alla gestione operativa, una delle sfide principali è offrire agli utenti uno strumento in grado di anticipare i bisogni, semplificare le decisioni e ridurre il margine di errore. I sistemi che Stesi sviluppa per i suoi clienti nell’Hospitality integra meccanismi intelligenti di controllo delle giacenze, che permettono di gestire con precisione i livelli minimi e automatizzare la generazione degli ordini di approvvigionamento.
“Il WMS silwa è in grado di creare automaticamente una richiesta quando un articolo scende sotto una soglia definita”, spiega Catalin. “Questo permette agli operatori degli outlet di non doversi più preoccupare di controllare manualmente le scorte: il sistema lo fa per loro.”
Anche la gestione dei KPI viene concepita per adattarsi a esigenze molto diverse. La visibilità dei dati può essere configurata in base ai ruoli, consentendo agli amministratori di decidere con precisione quali informazioni rendere disponibili a ciascun utente.
“Ogni azione può essere abilitata o meno in base al ruolo”, continua Catalin. “Anche la sola visualizzazione di un KPI viene trattata come un permesso specifico. In questo modo, chi gestisce il sistema ha pieno controllo su cosa può fare e vedere ogni figura operativa.”
Questa flessibilità consente non solo un utilizzo più sicuro, ma anche una personalizzazione profonda dell’esperienza, che si traduce in maggiore efficienza, meno errori e decisioni più informate, in ogni fase della filiera interna.
Integrazione del WMS con l’ERP e logiche di consumo specifiche del settore Alberghiero
Un altro aspetto centrale dei progetti per il settore Alberghiero è l’integrazione con i sistemi ERP utilizzati, che rende possibile un flusso continuo tra gli ordini d’acquisto, la ricezione della merce e la gestione dei movimenti interni. Una connessione fondamentale per garantire coerenza e tracciabilità lungo tutta la filiera logistica.
“In questo caso sviluppiamo logiche ad hoc per la gestione del consumo,” racconta Alberto. “Per esempio, nel caso dei vini pregiati, per ragioni di sicurezza non è possibile ordinare un singolo pezzo, ma solo il collo intero.”
Oltre a queste personalizzazioni, il sistema consente di associare note operative ai movimenti, in modo che le informazioni aggiuntive viaggino insieme alla merce e siano immediatamente visibili da chi la riceve. Un dettaglio che contribuisce a rendere ogni fase più chiara, precisa e coordinata.
Risultati concreti: una nuova organizzazione per un’accoglienza impeccabile
A pochi mesi dall’introduzione del nuovo sistema, i benefici diventano subito evidenti. Il sistema rende più fluida e tracciabile la movimentazione di migliaia di articoli, con una media mensile di oltre 500 trasferimenti tra le varie strutture per cui Stesi ha lavorato.
La digitalizzazione dei flussi ha anche un impatto diretto sulla qualità del lavoro quotidiano. Gli operatori, ora supportati da strumenti intuitivi e automatismi intelligenti, possono concentrarsi sulle attività ad alto valore, riducendo margini di errore e tempi di gestione. La disponibilità di KPI e dati aggiornati ha inoltre favorito una visione più consapevole dell’andamento delle scorte, rendendo più semplice prendere decisioni su riordini, soglie minime e allocazioni.
Ma il risultato più importante è forse quello meno visibile: oggi i resort e le tenute alberghiere che hanno scelto il WMS di Stesi possono garantire un livello di servizio ancora più elevato, senza che l’ospite percepisca alcuna complessità. La logistica lavora in modo silenzioso, ma decisivo, per rendere ogni soggiorno fluido e impeccabile.
WMS per settore Alberghiero: un’esperienza che genera valore
Ogni progetto porta con sé nuove sfide e, se affrontato con la giusta mentalità, anche nuove competenze. L’esperienza maturata sul campo nel settore Alberghiero ha permesso a Stesi di arricchire ulteriormente il proprio approccio, affinando l’attenzione per i dettagli operativi e consolidando una metodologia sempre più flessibile, scalabile e centrata sull’utente.
In un contesto particolarmente articolato come quello dell’Hospitality di lusso, in particolare, è emersa con forza l’importanza di saper progettare soluzioni in grado di adattarsi con naturalezza a una molteplicità di esigenze e figure operative. Ed è proprio questo tipo di sensibilità — frutto di un’esperienza concreta e strutturata — che oggi Stesi mette a disposizione anche di realtà molto diverse tra loro, ma accomunate dal bisogno di rendere i propri processi interni più fluidi, affidabili e strategici.
Il WMS di Stesi implementato nel settore Alberghiero non è stato solo un progetto ben riuscito. È diventato uno dei riferimenti che continuano a ispirare il modo in cui Stesi affronta ogni nuova sfida, con la consapevolezza che la vera innovazione nasce dalla capacità di ascoltare, interpretare e costruire soluzioni che funzionano davvero.
Ed è proprio a partire dalla sua propensione all’ascolto che Stesi ha scelto non solo di offrire soluzioni software per medie o grandi realtà, ma di ampliare il proprio portafoglio con prodotti che si adattano anche a piccole dimensioni. SilwaGO, il WMS ‘ready to go’ con funzionalità base, è stato sviluppato per adattarsi al budget delle piccole strutture ricettive che vogliono comunque offrire un servizio impeccabile ai propri ospiti.
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