La gestione delle scorte di magazzino è un aspetto fondamentale all’interno del tradizionale ciclo produttivo. Se da un lato la carenza di scorte provoca il blocco nella produzione e ritardi nell’evasione degli ordini, danneggiando la reputazione e la fiducia dei clienti, dall’altro una giacenza eccessiva di materiali o prodotti finiti comporta costi superflui e il rischio di obsolescenza.
Adottare un’efficiente gestione delle scorte significa trovare il giusto equilibrio e poter minimizzare i costi di mantenimento delle scorte in magazzino, garantendo al contempo una giacenza ottimale per soddisfare le necessità produttive o, per un centro di distribuzione, per evadere gli ordini dei clienti in modo tempestivo. La gestione delle scorte è dunque un elemento determinante per il successo e la sostenibilità delle imprese in un mercato competitivo e mutevole.
Ma come si ottimizza la gestione del magazzino e delle scorte? Abbiamo descritto qui alcuni metodi e modelli che potrebbero aiutarti a trovare la giusta soluzione.
Cosa significa “gestione delle scorte”
Prima di passare ad analizzare alcuni dei metodi di gestione delle scorte, è necessario fermarsi brevemente sulla definizione stessa del concetto di “scorta”.
Le scorte di magazzino sono una quantità di articoli accumulati all’interno dell’azienda per essere messe a disposizione degli utenti, secondo specifiche necessità e tempistiche. In altre parole, le scorte sono tutti i materiali presenti in magazzino, incluse materie prime, semilavorati, componenti o prodotti finiti, in attesa di essere rispettivamente lavorati, assemblati, utilizzati o distribuiti.
Questi stoccaggi sono essenziali per garantire la disponibilità dei materiali, ridurre i tempi tra ordine-consegna e minimizzare il rischio di esaurimento scorte adattandosi ai cambiamenti nella domanda.
Proprio per queste ragioni, la gestione delle scorte di magazzino è parte integrante del controllo del flusso dei materiali all’interno del processo logistico e produttivo. Il suo obiettivo, come abbiamo anticipato, è minimizzare i costi di stoccaggio mantenendo tuttavia un’adeguata alimentazione dei flussi produttivi e di vendita.
Modelli e metodi di gestione delle scorte
Considerata la rilevanza della gestione delle scorte di magazzino, non sorprende che l’inventory management abbia dato vita a diversi modelli gestionali che le aziende possono utilizzare a seconda delle proprie esigenze.
Tra questi modelli basti pensare a:
- Metodo FIFO, First in-first out: i prodotti vengono venduti seguendo l’ordine cronologico di entrata in magazzino. Questo modello è ideale per gestire articoli deperibili o a scadenza, come medicinali e prodotti alimentari, per evitare deterioramenti o obsolescenza. Grazie a FIFO diventa semplice valutare le rimanenze di magazzino poiché il valore delle scorte corrisponde al prezzo dell’ultimo lotto acquistato moltiplicato per la somma delle scorte.
- Metodo LIFO, Last in-first out: i prodotti entrati in magazzino più di recente sono i primi ad essere venduti. Il vantaggio di questo metodo risiede nella possibilità di poter sistemare la merce appena arrivata in una posizione facilmente accessibile evitando così di dover movimentare la merce preesistente. LIFO è ideale per la gestione di stoccaggio ad accumulo di merci per lunghi periodi ma non è ovviamente adatto per la conservazione di prodotti deperibili.
- Modello Wilson: noto anche come “lotto economico” o “metodo EOQ” (da Economic Order Quantity), individua la quantità ottimale di scorte da ordinare per minimizzare costi di ordine e stoccaggio. Adatto a domande costati, questo metodo consente di calcolare il numero di unità da richiedere ad ogni ordine, ma presenta importanti limitazioni quando la domanda è varia perché dettata, ad esempio, da logiche stagionali. Scelto da molte PMI con ordini regolati, il modello Wilson richiede una quantità costate di ordini acquistati e intervalli regolari tra gli ordini per mantenere scorte nel magazzino.
- Modello Just in Time: nato negli stabilimenti giapponesi Toyota, mira a ridurre gli sprechi e rinnovare gli articoli in base alla domanda, producendo cioè solo ciò che il cliente richiede. Eliminando le scorte non necessarie, questo metodo consente di ridurre i costi di stoccaggio e il rischio di obsolescenza dei prodotti ottimizzando il processo produttivo. Per essere davvero efficace e offrire tutti i suoi vantaggi, richiede una perfetta sincronizzazione tra produzione e distribuzione lungo la supply chain.
Giacenze di magazzino: meno è meglio
Tra i modelli di cui abbiamo parlato qui sopra, quello Just In Time si basa su un concetto semplice, adattato dai principi cardine del lean manufacturing: l’assenza di sprechi e, nello specifico, di accumuli.
È naturale che per minimizzare i costi dello stoccaggio, in magazzino debbano esserci solo le scorte che effettivamente servono per la produzione in programma. Il principio è quindi semplice da capire, ma ben più complicato da mettere in pratica poiché, com’è noto, si tratta non solo di ottimizzare i processi interni, ma tutta la supply chain.
Logistica e gestione delle scorte, un equilibrio difficile
Come abbiamo visto, la gestione delle scorte di magazzino non è altro che la ricerca – purtroppo non semplice – di un equilibrio perfetto. A fare da contraltare alla disponibilità di materie prime per non fermare la produzione o l’evasione di ordini, infatti, c’è il rischio (concreto) di stoccare troppo, producendo così inefficienze legate soprattutto alla immobilizzazione di capitale.
Proprio per questo motivo, la gestione delle scorte di magazzino non può essere frutto della sensibilità e dell’esperienza delle persone che nel magazzino lavorano, ma deve essere affidata a software in grado di elaborare un numero infinito di dati in tempo reale. In altre parole, al centro della gestione delle scorte di magazzino non può che esserci un sistema WMS, affiancato da tecnologie di identificazione automatica, in grado di governare il magazzino in tutti i suoi molteplici aspetti.
Al WMS, o Warehouse Management System, spetta insomma il compito di risolvere una formula, semplice e al tempo stesso complessa:
La disponibilità è uguale alle giacenze, meno le richieste, più le coperture (Disponibilità = Giacenza – Richieste + Coperture).
Il ruolo del WMS nella gestione delle scorte di magazzino
Ma qual è esattamente il ruolo del Warehouse Management System (WMS) e, soprattutto, perché è così importante nei processi di inventory management?
Il primo aspetto da sottolineare è che la gestione delle scorte non è che una delle attività di cui il WMS si fa carico. Questo sistema, infatti, copre la gestione di tutte le operations logistiche di magazzino, dall’accettazione della merce alla spedizione.
Piuttosto che affidarsi a soluzioni più specifiche, che magari coprono solo una piccola parte di queste attività, è sempre meglio rivolgersi a una soluzione avvolgente, che eviti di dover poi intervenire in un secondo momento con attività di integrazione ad hoc.
WMS e logistica di magazzino, perché è indispensabile?
Ogni metodo di gestione delle scorte di magazzino richiede visibilità, meglio se in tempo reale, su quantità, tipo e stato delle merci presenti in stock. Soprattutto un metodo come Just in Time, il cui tratto distintivo è proprio la presenza in magazzino del solo quantitativo indispensabile in funzione della produzione e degli ordini, richiede grande precisione sullo stato delle giacenze. Senza conoscere con precisione maniacale lo stato delle scorte, non sarebbe naturalmente possibile raggiungere l’obiettivo di minimizzare i costi aziendali.
Inoltre, conoscendo in tempo reale la quantità di prodotti o materiali presenti in magazzino si possono scongiurare rotture di stock, rischi di obsolescenza, trasferire rapidamente prodotti da un magazzino all’altro per fronteggiare diverse esigenze produttive e, a patto che il WMS sia integrato con gli altri flussi di lavoro (come acquisti, contabilità…), anche ottimizzare tutte le operazioni relative alla supply chain.
Sempre in ambito di gestione delle scorte, poi, il WMS permette di visualizzare la posizione dettagliata della merce all’interno del magazzino, calcolare gli indici di rotazione, da cui dipende l’ubicazione della merce, e gestire lo stato dello stock, compresi quindi i prodotti in riserva, quelli da sostituire ed eventuali lotti difettosi.
Ottimizzazione della gestione scorte di magazzino e Business Intelligence
Infine, parlando di ottimizzazione delle scorte di magazzino non si può non accennare al discorso della Business Intelligence e dell’approccio data-driven.
Il WMS, infatti, è un’eccezionale fonte di dati: la piattaforma conosce tutto sulle merci in ingresso, sulla loro ubicazione in magazzino, sa dove sono, quali sono quelle soggette a rotazione maggiore, dove dovrebbero essere stoccate e molto altro ancora.
Un sistema di Business Intelligence può fornire ai manager aziendali non solo informazioni preziosissime per valutare l’efficienza della logistica interna, ma anche – e qui si torna al discorso dell’integrazione con le altre piattaforme in uso – e un quadro esaustivo tramite il quale identificare punti di forza e debolezze e con cui ottimizzare tutti i flussi produttivi e logistici, dagli ordini di acquisto alla produzione fino a tutte le attività logistiche connesse.
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