La gestione degli ordini è un punto cruciale di qualsiasi magazzino, una cartina al tornasole del buon funzionamento di tutti i processi. In altre parole, se l’evasione degli ordini è rapida ed efficiente, allora il magazzino funziona bene. Se, al contrario, la gestione di un ordine è lunga e tortuosa, allora è un segnale inequivocabile di un’inefficienza congenita dei flussi.
Il segreto della perfetta gestione dei dati
Ma la buona notizia è che ottimizzare gli ordini si può. Come? Per esempio acquisendo un numero importante di dati e, ancora meglio, digitalizzandoli. Nonostante sembri un investimento importante in termini economici e, anche, di tempo, l’acquisizione dei dati si rivelerà infatti una scelta strategica per ridurre tempi, costi ed errori, a beneficio di una ottimizzazione della gestione degli ordini inaspettata. Vediamo nel dettaglio.
Gestione degli ordini data driven: cosa si può fare?
Nell’era della digitalizzazione, il dato riveste un ruolo strategico. Ecco perché è sempre importante possedere una banca dati ben organizzata, aggiornata, digitalizzata. Una volta acquisiti, potranno essere comodamente utilizzati in automatico, tramite il WMS. Se è vero che per architettare e mettere a punto un sistema che funzioni comporta l’investimento di un po’ di tempo, è ancor più vero che una volta che il sistema sarà a regime i risultati saranno sorprendenti: si riscontrerà un numero inferiore di errori e gli ordini saranno evasi in tempi più rapidi. Non solo: la conoscenza dei dati, oltre a snellire il processo, permette un rapporto più personalizzato con il cliente, a beneficio della customer satisfaction e della conseguente fidelizzazione. D’altro canto, è noto: la logistica è una funzione che presuppone “intimità” con il cliente, perché per esaudire al meglio le sue richieste occorre conoscerlo nel profondo, occorre essere al corrente dei suoi bisogni e dei suoi desiderata.
Gli errori che possono compromettere la gestione ordini
È inconfutabile: l’immissione manuale degli ordini è un rischio. Sì, perché errare è umano e lo è ancora di più se il tempo per gestire un ordine è poco, se il magazzino è complesso e se i codici da gestire sono tanti. Il che, oggi, è la prassi. Un’altra ricaduta negativa della gestione degli ordini non strumentata è il rischio di accumulare ordini arretrati: l’ottimizzazione degli ordini passa anche attraverso una serie di verifiche automatiche, possibili grazie a una sapiente gestione dei dati. Inoltre, un altro aspetto da tenere in debita considerazione riguarda il tempo “perso” a inserire manualmente gli ordini: si tratta di tempo impiegato in attività ripetitive – dunque facilmente automatizzabili – e pertanto sottratto ad attività più strategiche e a maggior valore aggiunto.
I vantaggi di usare i dati per la gestione ordini
La gestione ottimizzata degli ordini tramite l’impiego dei dati, si è visto, permette di definire flussi capaci di ridurre i tempi, di ridurre gli errori e, anche, di eliminare gli sprechi. Non solo: se i flussi sono più fluidi, se il magazzino non sbaglia o sbaglia poco, se il personale è impiegato in funzioni a maggior valore aggiunto e sgravato dall’automatismo alienante, vien da sé che si verrà a creare, in automatico, un ambiente di lavoro meno stressato e più gratificante per chi lavora. L’acquisizione di dati e la loro digitalizzazione, inoltre, permette di usufruire di report specifici: il che permette di avere la situazione sotto controllo, sempre. Il che, a cascata, si traduce in una maggiore efficienza complessiva del sistema: se l’ordine è ben gestito e non sono stati commessi errori nella sua evasione, vien da sé che va ad azzerarsi (o quasi) il rischio dei resi e la loro gestione. Il dato, dunque, va visto come supporto fondamentale per un’ottimizzazione complessiva del ciclo dell’ordine.
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