L’ottimizzazione del magazzino è da sempre uno degli obiettivi principali delle aziende. Purtroppo, però, solo poche di queste riescono a raggiungere davvero l’efficienza dopo aver intrapreso le azioni necessarie per raggiungerla.
La questione è che l’ottimizzazione può considerarsi vincente solo se intesa a trecentosessanta gradi: non ci si può limitare alla razionalizzazione degli spazi o a una nuova gestione – ritenuta più intelligente – del personale e delle macchine. Ottimizzare il magazzino significa considerare anche altri aspetti, che possono riguardare la digitalizzazione, la dematerializzazione, il rapporto e il dialogo con gli altri settori dell’azienda.
Per essere efficace, dunque, non può essere il frutto di decisioni istintive: perché, se è vero che molto spesso gli aspetti che non vanno sono noti a tutti, è altrettanto vero che le inefficienze si nascondono meglio di quanto si pensi. Pertanto, l’ottimizzazione di magazzino non può che essere il risultato di un preciso processo di analisi e di studio, ancor meglio se fatto, o per lo meno condiviso, con chi il magazzino lo vive quotidianamente. Abbiamo chiesto dunque ad Alessio Pavan, Direttore Operativo di Stesi, di darci tutti i consigli utili per completare il percorso di ottimizzazione del magazzino nel modo migliore.
Cosa si intende per ottimizzazione del magazzino?
L’ottimizzazione del magazzino è l’insieme di processi di miglioramento e automazione delle operazioni di gestione dello spazio e delle risorse all’interno del magazzino.
Il suo scopo principale è semplice: aumentare l’efficienza, ridurre i costi operativi e migliorare la gestione dell’inventario. Per ottenere questi risultati, possono farsi necessari l’implementazione di soluzioni tecnologiche, come sistemi di gestione del magazzino (WMS), la revisione dei flussi di lavoro e l’adozione di pratiche organizzative più snelle. Un magazzino ottimizzato permette un controllo preciso delle scorte, riducendo errori, tempi di inattività e migliorando la velocità di evasione degli ordini.
Perché ottimizzare la gestione del magazzino?
La gestione del magazzino non può essere un problema: nel tempo, in quasi tutti i magazzini si generano costi e lavoro inutili, prodotti dal perpetuarsi di alcune inefficienze. Basta procedere con una semplice analisi oggettiva dei flussi – per esempio ricorrendo alla tecnica degli spaghetti charts – per rendersi conto che molta della strada percorsa da macchine e persone è inutile.
L’obiettivo ultimo di una buona ottimizzazione di magazzino, dunque, deve essere essenzialmente una: quella di far risparmiare spazio e risorse.
Ma il tuo magazzino ha davvero bisogno di essere ottimizzato? La risposta è sì se:
- Non hai mai certezza della collocazione della merce, soprattutto quella con lungo lead time;
- Vengono fatti frequenti errori nei prelievi;
- La conoscenza del magazzino è legata alla memoria del personale;
- Il disordine regna sovrano;
- Gli spazi sono mal sfruttati;
- Gli inventari non sono scadenzati (e vengono fatti quando c’è tempo, a volte mai, a volte troppo spesso o, ancora, solo in caso di necessità).
Ottimizzare il magazzino: tutti gli step per iniziare
Dalla valutazione del layout e l’implementazione di un sistema di gestione del magazzino (WMS), fino all’ottimizzazione delle strategie di picking, ogni passaggio gioca un ruolo fondamentale nell’incrementare l’efficienza complessiva. Di seguito esploreremo in dettaglio gli step chiave per ottimizzare le operazioni di magazzino e trasformarlo in un motore di crescita aziendale.
- Valutare il Layout del Magazzino
Assicurati che il layout utilizzi al massimo lo spazio disponibile e faciliti il flusso dei materiali. Identifica le aree ad alta frequenza e posiziona gli articoli a maggiore rotazione in punti facilmente accessibili. - Implementare l’Analisi ABC
Classifica l’inventario secondo il metodo ABC (A = alta rotazione, B = media rotazione, C = bassa rotazione). Colloca gli articoli di categoria A più vicino alle aree di prelievo per ridurre i tempi di accesso. - Utilizzare un Sistema di Gestione del Magazzino (WMS)
Adotta un WMS per automatizzare il tracciamento dell’inventario, ridurre gli errori e migliorare la visibilità in tempo reale dei livelli di stock. L’integrazione con i sistemi ERP assicura una comunicazione fluida tra i reparti. - Ottimizzare le Strategie di Picking
Scegli il metodo di picking più adatto (batch picking, picking a zone, wave picking) in base alle tue operazioni. Procedure di picking efficienti riducono i tempi per ordine e minimizzano l’affaticamento degli operatori. - Sfruttare Automazione e Tecnologia
Valuta soluzioni automatizzate come nastri trasportatori, robot mobili autonomi (AMR) o la scansione con codice a barre/RFID per migliorare la precisione e ridurre i costi di manodopera. - Monitorare e Analizzare i KPI
Tieni traccia degli indicatori di performance chiave (KPI) come la precisione degli ordini, la velocità di picking e il turnover dell’inventario. Rivedi regolarmente i dati per identificare colli di bottiglia e migliorare le prestazioni. - Ottimizzare i Livelli di Inventario
Applica tecniche come Just-In-Time (JIT) o stock di sicurezza per bilanciare l’inventario, riducendo l’eccesso e evitando rotture di stock. Ciò abbassa i costi di stoccaggio e migliora il flusso di cassa. - Affidati a un Solution Provider esperto
Ricorda che ogni settore industriale porta con sé le sue specificità, le sue problematiche e le sue sfide logistiche. È importante saperle individuare per portare avanti soluzioni concrete ed efficaci. Anche solo prenotare una prima consulenza può aiutarti a fare chiarezza sulle soluzioni che più fanno per te e rendere la tua azienda più competitiva sul mercato.
La guida è il miglioramento continuo
L’ottimizzazione del magazzino passa dunque dal miglioramento continuo: mettere a punto un circolo virtuoso, in cui ogni decisione e ogni azione sono volte verso l’efficienza, è il primo step da compiere.
Ma come sapere se il sistema sta funzionando? Per conoscere le performance del magazzino, occorre misurarle tramite alcuni KPI significativi. Se l’obiettivo è l’ottimizzazione, di sicuro alcuni ragionamenti andranno fatti sulla gestione degli spazi e dunque sulla gestione delle scorte.
A volte ribaltare completamente il magazzino, sfruttando le altezze, adottando gli shuttle, occupando anche aree fino a quel momento inutilizzate significa trovare nuovi spazi, addivenendo a una collocazione più felice degli stock. Ma la prima regola per fare spazio resta sempre una: eliminare quello che non serve, la merce vecchia non si vende più. Al contrario, è utile creare una zona in cui vengano collocati i colli che in magazzino restano poco perché ad alto turnover.
L’importanza del picking nell’ottimizzazione del magazzino
Se l’obiettivo è l’ottimizzazione del magazzino, di sicuro un aspetto su cui porre grande attenzione è il picking: macchine e persone sono, infatti, particolarmente coinvolte in questa dispendiosa operazione. Ed è anche qui che si concentra il più alto tasso di errori. Investire sul picking, dunque, è un passo concreto verso il raggiungimento della meta: non occorre per forza automatizzare, ma il ricorso alla tecnologia è di fatto obbligatorio.
Sistemi vocali, sistemi luminosi, tecnologia indossabile sono tutti molto utili. Ma, a monte, ci deve essere un processo di formazione che renda il personale coinvolto ed edotto sulla necessità e sull’utilità dell’ottimizzazione del magazzino.
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