Per le aziende interessate a rimanere competitive sul mercato, soddisfare appieno i clienti e gestire al meglio le risorse interne, prendere in esame la propria metodologia di lavoro è un dovere. È in effetti proprio considerando la crescita del numero di progetti e di clienti in attivo che Stesi ha deciso di passare ufficialmente dalla tradizionale metodologia Waterfall (o a cascata) alla metodologia agile Scrum.
Ma che cos’è la metodologia Scrum? Si tratta, per essere precisi, di un framework agile concepito nel 1995 da Ken Schwaber e Jeff Sutherland per la gestione di progetti e prodotti software. Il nome stesso (scrum fa riferimento, infatti, al pacchetto di mischia tipico del rugby in cui i singoli si uniscono per spingere insieme e in modo coordinato verso un’unica precisa direzione) indica la volontà di rivedere le gerarchie e l’organizzazione delle attività per offrire maggior potere decisionale ai singoli e, di conseguenza, ai team di lavoro. Una maggior libertà e responsabilizzazione, insomma, che si traduce in maggior produttività e in conoscenza diffusa.
Ne abbiamo parlato con il Direttore Operativo di Stesi, Alessio Pavan, che nell’aprile del 2022 ha introdotto la metodologia Scrum agile in Stesi dando avvio ad un cambiamento radicale nella gestione dei progetti e dei team di lavoro.
C’era una volta la metodologia Waterfall
Per riuscire a comprendere fino in fondo quanto sia stata rivoluzionaria l’introduzione del metodo agile Scrum, è necessario prima di tutto fare un passo indietro e considerare come si sviluppa, nel concreto, ogni progetto Stesi.
La prima fondamentale fase di ogni progetto è quella svolta presso il cliente, una vera e propria analisi che punta a cogliere appieno le necessità dell’azienda per poter in seguito realizzare e configurare il miglior prodotto software. Fino all’anno scorso, le tempistiche medie che intercorrevano tra questa fase d’analisi e la consegna del software richiesto variavano tra i 3 e i 4 mesi, nel caso di progetti di minor dimensione, e tra i 7 e gli 8 mesi nel caso dei progetti più complessi.
Queste tempistiche erano, di fatto, dettate dell’applicazione della tradizionale metodologia a cascata, o Waterfall, che prevede di ordinare le singole attività in modo sequenziale così da concentrare l’attenzione del team di lavoro su un singolo task che deve essere necessariamente completato prima di poter passare alla fase successiva.
Secondo la metodologia Waterfall i gruppi di lavoro, di 2 o 3 persone ciascuno, sono guidati da un Project Manager cui compito consiste appunto nel definire le singole attività del progetto e la loro sequenzialità, definirne i tempi ed affidare i task alle varie persone del team associato al cliente.
Stesi: una realtà in continua crescita
Le circostanze e la situazione aziendale, quando si tratta di metodologie di lavoro, possono fare la differenza. In effetti, la metodologia Waterfall che fino a qualche anno fa ci aveva permesso di gestire alla perfezione i diversi progetti ha cominciato a starci stretta.
È evidente, infatti, che se ogni team di lavoro si dedica ad un unico progetto, allora la capacità aziendale stessa sarà limitata dal numero di figure operative. Per riuscire a rispondere appieno all’aumento delle richieste dei clienti mantenendo salda la metodologia a cascata sarebbe stato necessario allungare in modo significativo i tempi di consegna. Una soluzione, questa, chiaramente impensabile.
Dunque, come può un’azienda in crescita mantenere alto il livello di produttività nonostante l’aumento dei progetti e dei clienti?
Il passaggio alla metodologia agile Scrum
Per il Direttore Operativo Alessio Pavan la soluzione è sembrata semplice: cambiare la metodologia di lavoro.
Dopo aver studiato diverse metodologie, l’attenzione di Pavan è stata colta dalla metodologia Scrum che sembrava possedere tutte le caratteristiche necessarie per essere efficacemente adottata in Stesi. Ricerche e svariati confronti con chi questa metodologia già l’ha applica e sperimentata, hanno convinto Pavan e il Cda Stesi dell’utilità dell’introduzione della metodologia e permesso l’avvio a tutta una serie di attività necessarie ad ufficializzare il passaggio al metodo agile Scrum.
Certo, scegliere di cambiare metodologia di lavoro non è mai semplice perché il rischio di stravolgere l’organizzazione interna e andare così a penalizzare la buona riuscita dei progetti già in corso d’opera è sempre alta. Eppure, per il Direttore Operativo non c’erano altre alternative valide: adottare la metodologia Agile sarebbe stato infatti il solo modo per potersi davvero preparare alla gestione dei progetti futuri, nella consapevolezza che la crescita aziendale non si sarebbe di certo fermata. “Ciò che più mi premeva in quel periodo”, ha sottolineato Pavan, “era fare in modo che dall’esterno nessuno si accorgesse dei cambiamenti. Al massimo, si sarebbero dovuti accorgere dei vantaggi”.
E in effetti, quel passaggio alla metodologia agile avviato nell’aprire del 2022 ha saputo cambiare l’approccio al lavoro dei team senza intaccare minimamente la produttività, anzi.
Introdurre al meglio il metodo Scrum grazie alla formazione
Prima di avviare il cambiamento vero e proprio, in Stesi si è dato inizio alla formazione. I dipendenti hanno potuto prender parte a tre giornate di corso full immersion per imparare a comprendere appieno il metodo agile Scrum grazie al supporto di un consulente esperto. Il corso, che ha fuso momenti teorici a momenti pratici con attività di simulazione di progetti volte a far sperimentare ai team il reale funzionamento della metodologia agile e la gestione del progetto che ne sarebbe derivata, era in effetti propedeutico all’introduzione del metodo in ufficio. L’obiettivo, in sintesi, era di far comprendere al team composto da 20 persone circa, le motivazioni alla base del cambiamento e introdurre i cambiamenti veri e propri che, in un modo o nell’altro, avrebbero costretto ad un radicale nuovo approccio al lavoro. Basti pensare all’introduzione del nuovo software in Cloud che avrebbe garantito una più semplice condivisione delle informazioni e un più facile tracciamento dei task associati ai singoli e ai team di lavoro.
D’altronde, altre importanti novità sarebbero state tutta la serie di più o meno brevi riunioni che caratterizzano la metodologia agile Scrum e che hanno lo scopo di mantenere il team di lavoro sempre allineato incentivando i singoli al dialogo. Esporsi, mettersi in gioco, comunicare con gli altri, esprimere perplessità e timori sono tutti elementi integranti di questa nuova metodologia che avrebbe quindi richiesto uno sforzo non indifferente, soprattutto a chi di natura non ama esporsi. Proprio per questo, in Stesi hanno preso avvio in parallelo tutta una serie di corsi di comunicazione e team building, pensati proprio per aiutare anche i più introversi a migliorare le proprie soft skills comunicative ed imparare ad esporsi, a relazionarsi e esprimere al meglio i propri pensieri.
Le prime prove in azienda con la nuova metodologia Scrum
Proprio perché adottare una nuova metodologia significa approcciarsi al lavoro in modo nuovo, in Stesi la metodologia agile ha mosso i suoi primi passi ad agio.
Per evitare infatti di rallentare le attività aziendali ed incidere negativamente sui progetti in corso, Pavan ha deciso di introdurre la nuova metodologia ad un team di lavoro pilota di 6 persone, con numerose figure junior all’interno, attivo su 6 progetti con l’obiettivo di mettere alla prova il metodo ed estenderlo poi, in caso di successo, all’intero ufficio.
Eliminata la figura del Project Manager, come previsto dalla metodologia Scrum, è stata così introdotta la nuova figura del Product Owner e dello Scrum Master (nel caso Stesi, proprio il Direttore Operativo Pavan) cui ruolo consiste nell’assicurarsi la corretta applicazione della metodologia.
Ma insomma, parliamo di un singolo team e di 6 progetti. Com’è possibile? Uno degli aspetti più interessanti della metodologia Scrum è in effetti proprio quella di poter impegnare ogni team di lavoro su più progetti contemporaneamente, senza contraccolpi sulla produttività.
Come funziona la metodologia Scrum
Quella agile è una metodologia estremamente flessibile in chiara opposizione alla rigidità della metodologia Waterfall.
Cuore pulsante della metodologia Scrum sono gli sprint, dei precisi archi temporali che in Stesi rappresentano un periodo di 2 settimane.
Ogni sprint inizia con lo sprint planning, il momento di analisi iniziale che viene preso in carico dal Product Owner, la figura che, in sostituzione del tradizionale Project Manager, si occupa di dividere le commesse in piccoli task per poterli presentare poi al gruppo di lavoro che dovrà completarli, naturalmente, entro le 2 settimane dello sprint.
Già da qui si evince un importantissimo vantaggio: in ogni sprint, il team di lavoro, coinvolto contemporaneamente su più commesse, è in grado di rilasciare del codice e delle funzionalità ad ogni cliente per cui sta lavorando, secondo le indicazioni del Product Owner. Insomma, se la metodologia Waterfall permetteva ai team di realizzare in un anno fino a 10 impianti, ora la metodologia Scrum ha permesso di alzare quel numero a 25/30 impianti, semplicemente rendendo più semplice per i team gestire più lavori in parallelo.
Naturalmente, per capire appieno come funziona la metodologia agile Scrum è necessario soffermarsi sul ruolo della responsabilizzazione del team e dei singoli. Venuta meno la figura del Project Manager che dettava tempi e attività, la metodologia agile introduce la necessità per il team di autogestire il pacchetto di attività presentate dal Product Owner durante lo sprint planning. Questa autogestione del team (non dimentichiamo l’immagine dello scrum, il pacchetto di mischia del rugby) è resa possibile dal fatto che tutti conoscono l’obiettivo finale e la data entro la quale quell’obiettivo dovrà essere raggiunto. Si lavora insieme, insomma, perché si sa dove si sta andando.
Da ruolo passivo, il team di lavoro assume con il metodo Scrum un ruolo attivo, con un’organizzazione autonoma delle varie attività di progetto. Ciò è valido non soltanto per quanto riguarda la distribuzione dei task ma anche per quanto riguarda le tempistiche di ogni singolo attività che, democraticamente, vengono infatti stabilite per votazione di maggioranza dall’intero team.
I momenti fissi della metodologia agile Scrum: il Daily Scrum, le Sprint review e le Retrospettive
Come anticipato, la metodologia agile Scum vive di tutta una serie di momenti-eventi che hanno l’obiettivo di mantenere coeso il team di lavoro.
Tra questi eventi rientra certamente il Daily Scrum (o Standup meeting), una breve riunione che conclude le giornate in ufficio e che garantisce a ogni singola persona del team, in 1 minuto, di poter riassumere quanto fatto durante il giorno, ciò che prevede di fare l’indomani e mettere in evidenza eventuali difficoltà. Questo allineamento giornaliero del team ha l’obiettivo di permettere a tutte le persone coinvolte di essere consapevoli delle attività in corso. In effetti, la conoscenza e l’esperienza dei singoli, condivisi con il gruppo, aiutano il team intero a crescere al meglio, in un’ottica di costante miglioramento. Un’esperienza, quest’ultima, particolarmente preziosa per le figure junior che riconoscono infatti nella metodologia agile Scrum un modo per poter crescere più velocemente nella loro carriera professionale.
Al termine di ogni sprint, due sono le cerimonie importanti: la sprint review e la retrospettiva.
La sprint review è una riunione di un paio d’ore che vede il gruppo di lavoro presentare una demo di quanto realizzato durante le 2 settimane al Product Owner che può così prendere accordi con il cliente finale per rilasciare ufficialmente le nuove funzionalità e procedere con il progetto. Ecco qui, in effetti, uno degli altri preziosi vantaggi del metodo Scrum: ogni 2 settimane di lavoro, il team è in grado di consegnare qualcosa al cliente. Se da un lato questo garantisce all’azienda la possibilità di avviare impianti logistici in tempi molto contenuti, dall’altro offre al cliente finale la possibilità di rimanere sempre aggiornato rispetto agli ultimi rilasci così da fornire feedback, richiedere modifiche in corso d’opera e prendere familiarità con lo strumento. Grazie alla metodologia agile si viene infatti a realizzare una vera e propria attività a quattro mani che permette al cliente finale di avere un ruolo attivo durante l’intero processo fino a ricevere quella che a tutti gli effetti è la sua soluzione software.
La Retrospettiva è anch’essa una riunione che avviene al termine di ogni sprint e ha lo scopo di lasciare ai singoli la possibilità di riassumere la propria esperienza, per raccontare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato. Anche in questo caso, l’obiettivo è semplice: confrontandosi sulle difficoltà incontrate diventa possibile mettere in atto azioni correttive e approfittare della retrospettiva successiva per monitorare ciò che è cambiato. Per migliorarsi, insomma, e fare delle critiche costruttive un mezzo per poter migliorare costantemente la gestione dei progetti.
I vantaggi della metodologia Scrum e le previsioni per il futuro agile in Stesi
Oltre a quanto abbiamo visto fin qui, aver introdotto la metodologia Scrum ha comportato tutta un’ulteriore serie di vantaggi.
Basti pensare, solo per fare un esempio, al più semplice monitoraggio dell’efficienza del team. Con la metodologia Scrum agile diventa infatti più facile tenere traccia dell’andamento del progetto, delle spese, delle attività completate e di quelle previste. Questo significa, naturalmente, poter prendere tutte le azioni correttive per riuscire a rilasciare il prodotto perfetto nei tempi previsti. Un vantaggio per Stesi, certo, ma un vantaggio ancor più grande per tutti i clienti che sanno così di poter far affidamento su soluzioni davvero funzionali.
Una cosa è certa. Quanto ottenuto fino ad oggi con la metodologia Scrum ha reso evidente che questo nuovo approccio al lavoro, in Stesi, promette grandi risultati.
Ecco perché stiamo seriamente valutando una nuova riorganizzazione dei team, con lo scopo di dar vita ad un maggior numero di team con un minor numero di figure per ciascuno (attualmente ci sono infatti due team, ognuno dotato di un proprio Product Owner e 10 figure operative). Una soluzione, questa, che richiederebbe l’individuazione di nuove figure leader per ogni team, quelle figure senior cioè che possono consigliare e guidare al meglio le figure junior, e nuovi Product Owner.
Perché, in fondo, non c’è niente di meglio che poter crescere all’interno di un’azienda in crescita.
Cerchi una soluzione software da utilizzare per ottimizzare la logistica del tuo magazzino? Contattaci e parliamone insieme.
